Data Act wzmacnia pozycję klientów usług chmurowych. Dostawcy tego rodzaju usług są zobowiązani m.in. do zapewnienia realnej możliwości zmiany dostawcy, zakończenia usługi lub przeniesienia danych do lokalnej infrastruktury klienta.
Kogo dotyczą nowe uprawnienia?
Data Act,czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2854 z 13 grudnia 2023 r., ustanawia jednolite zasady zapewniające sprawiedliwy dostęp do danych oraz ich wykorzystania. Od 12 września 2025 r. stosuje się m.in. rozdział VI tego rozporządzenia, który dotyczy zmiany dostawcy usług przetwarzania danych. Obejmuje on przedsiębiorców korzystających m.in. z usług SaaS, PaaS i IaaS. Przepisy ułatwiają klientowi przejście do innego dostawcy usługi tego samego typu, przeniesienie zasobów do własnej infrastruktury ICT lub równoczesne korzystanie z kilku dostawców usług.
Co klient może wyprowadzić z chmury?
Klient może zażądać przeniesienia danych eksportowalnych (wejściowych, wyjściowych i metadanych związanych z usługą chmurową) oraz aktywów cyfrowych, takich jak aplikacje używane niezależnie od wygasającej umowy chmurowej, np. w modelu IaaS.
| Przykładowe usługi chmurowe (SaaS) | Przykładowe dane |
| Systemy CRM | Dane klientów i kontrahentów; leady; etapy procesu sprzedaży; notatki; zadania; spotkania; historia ofert i kontaktów; pliki i załączniki; raporty; dane dotyczące aktywności użytkowników |
| Księgowość, kadry i płace | Faktury; zapisy księgowe; rozrachunki; raporty finansowe i podatkowe; dane pracowników i współpracowników; ewidencja czasu pracy; urlopy i nieobecności; listy płac; dokumenty kadrowe |
| Zarządzanie magazynem, hurtownią, logistyka | Kartoteki kontrahentów i towarów; zamówienia; stany oraz ruchy magazynowe; numery partii i serie produktów; zlecenia i harmonogramy produkcyjne; historia procesów i statusów realizacji |
| Poczta i pakiety biurowe | Maile; kalendarze; kontakty; dokumenty; foldery i struktura katalogów; pliki; metadane, np. daty utworzenia, modyfikacji |
| Sklepy internetowe | Katalog produktów; opisy, ceny i zdjęcia; stany magazynowe; profile klientów; zamówienia; zwroty i reklamacje; statusy realizacji; historia transakcji |
| Obsługa hoteli, salonów, przychodni i innych firm usługowych | Rezerwacje i terminy; dane klientów; historia świadczonych usług; cenniki; grafiki personelu; rozliczenia i faktury; zgody, formularze i dokumenty; komunikacja z klientami; statusy płatności |
Jak powinien wyglądać proces zmiany dostawcy usług chmurowych wg Data Act?
Dostawca usług chmurowych powinien przede wszystkim usuwać przeszkody utrudniające zmianę dostawcy, przenoszenie danych do infrastruktury klienta lub ich usunięcie – w tym również przeszkody umowne. Data Act wprost mówi o tym, że umowa powinna przewidywać łatwą zmianę dostawcy. Dodatkowo, dostawca powinien współpracować z klientem i nie narzucać nieuczciwych warunków, takich jak ograniczanie swojej odpowiedzialności czy utrudnianie klientowi dostępu do danych.
Data Act przewiduje, że umowa powinna określać harmonogram działań: w pierwszej kolejności klient składa dostawcy wniosek o zmianę (tj. zmianę dostawcy, przeniesienie danych do lokalnej infrastruktury lub usunięcie danych). Zgłoszenie takiego wniosku inicjuje bieg okresu wypowiedzenia. Po jego zakończeniu następuje okres przejściowy (migracja), podczas którego dostawca zobowiązany jest do dalszego świadczenia usług chmurowych oraz zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Cały proces kończy się wyznaczeniem terminu na pobranie danych przez klienta.
Czy dostawca może domagać się opłat?
Zgodnie z Data Act, opłaty za świadczenie usług chmurowych lub wcześniejsze rozwiązanie umowy powinny być przejrzyste i nie powinny utrudniać zmiany dostawcy. Z kolei opłaty za procedurę zmiany dostawcy, w tym opłaty za wyprowadzenie danych przez klienta, aktualnie mogą być jeszcze pobierane, ale wyłącznie do wysokości kosztów bezpośrednio związanych z migracją. Natomiast od 12 stycznia 2027 r. naliczanie takich opłat nie będzie już dozwolone.
Co jeszcze sprawdzić w umowie?
Oprócz harmonogramu, umowa z dostawcą usług chmurowych powinna m.in. dokładnie określać kategorie przenoszonych danych i aktywów, format eksportu, wsparcie migracyjne, zasady utrzymania usługi, bezpieczeństwo danych, termin ich pobrania i usunięcia oraz opłaty.
W umowie szczególnie warto jest przewidzieć szczegółowy exit plan, aby umożliwić realny transfer danych od dotychczasowego dostawcy. Kwestia opracowania exit planu jest na tyle istotna, że w ramach Cyfrowej Fali w Biznesie zostanie jej poświęcony osobny alert.
