Zdjęcie z firmowego eventu, fotografia zespołu na LinkedInie, relacja z konferencji albo materiał rekrutacyjny z udziałem pracowników. Publikacja wizerunku pracownika w social mediach wydaje się prostą czynnością marketingową, ale z prawnego punktu widzenia wymaga uwzględnienia dwóch odrębnych reżimów: RODO oraz prawa do wizerunku.
Samo RODO to za mało
Jeżeli pracownik jest możliwy do zidentyfikowania na zdjęciu, jego wizerunek stanowi co do zasady daną osobową. Pracodawca musi więc mieć podstawę do jego przetwarzania zgodnie z RODO.
To jednak nie wszystko. Niezależnie od RODO trzeba również ocenić, czy publikacja jest dopuszczalna na podstawie art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, który co do zasady wymaga zezwolenia osoby przedstawionej na zdjęciu na rozpowszechnianie jej wizerunku. W praktyce oznacza to, że przed publikacją należy sprawdzić jednocześnie:
- czy pracodawca ma podstawę do przetwarzania wizerunku jako danej osobowej,
- czy posiada podstawę do jego rozpowszechniania.
Zgoda pracownika musi być rzeczywiście dobrowolna
W przypadku zdjęć wykorzystywanych przede wszystkim w celach promocyjnych i wizerunkowych pracodawcy najczęściej stosowanym rozwiązaniem będzie zgoda pracownika. W relacji pracowniczej trzeba jednak szczególnie uważać na jej dobrowolność. Pracownik powinien mieć realną możliwość odmowy udziału w zdjęciu lub jego publikacji, bez negatywnych konsekwencji.
Nie jest rekomendowane również stosowania bardzo szerokich zgód obejmujących „wszystkie media, wszystkie cele i czas nieoznaczony”. Zakres zgody powinien odpowiadać rzeczywistemu sposobowi wykorzystania materiałów, np. stronie internetowej, LinkedInowi czy innym firmowym kanałom social media.
Zdjęcie grupowe nie zawsze oznacza brak obowiązku uzyskania zgody
Prawo autorskie przewiduje wyjątek dla sytuacji, w których osoba stanowi jedynie szczegół większej całości, np. zgromadzenia lub publicznej imprezy. Nie oznacza to jednak, że każde zdjęcie kilku lub kilkunastu pracowników można publikować bez zezwolenia. Inaczej należy oceniać szerokie zdjęcie uczestników konferencji czy wydarzenia firmowego, a inaczej fotografię kilku konkretnych pracowników pozujących do aparatu. W tym drugim przypadku trudno uznać ich za jedynie przypadkowy element większej całości.
Wycofanie zgody też trzeba obsłużyć
Jeżeli przetwarzanie wizerunku zostało oparte na zgodzie, pracownik może ją wycofać. Dlatego po stronie pracodawcy powinien funkcjonować nie tylko formularz zgody, ale również prosty mechanizm pozwalający ustalić: na jakiej podstawie dane zdjęcie zostało opublikowane, gdzie jest wykorzystywane, co należy zrobić po wycofaniu zgody.
Co warto sprawdzić?
Przy publikacji zdjęć pracowników warto zweryfikować przede wszystkim, czy:
- HR i marketing stosują jednolite zasady publikowania wizerunku,
- wykorzystywana zgoda obejmuje zarówno kwestie RODO, jak i rozpowszechnianie wizerunku,
- zgoda określa cel i kanały publikacji,
- pracownik może odmówić udziału w zdjęciu bez negatywnych konsekwencji,
- organizacja wie, jak postępować po wycofaniu zgody,
- każde zdjęcie grupowe jest oceniane pod kątem tego, czy pracownik rzeczywiście stanowi jedynie „szczegół większej całości”.
Wniosek? Sam fakt wykonania zdjęcia podczas wydarzenia firmowego nie oznacza jeszcze, że można je swobodnie wykorzystać w social mediach. Przed publikacją warto sprawdzić zarówno podstawę z RODO, jak i zasady rozpowszechniania wizerunku.
