Pracownik przychodzi do pracy w sobotę, która zgodnie z harmonogramem jest jego dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Pracuje 6 godzin. Czy w zamian należy oddać mu dokładnie tyle samo godzin? A może cały dzień? Co z wynagrodzeniem, jeżeli dzień wolny zostanie wykorzystany dopiero w kolejnym miesiącu okresu rozliczeniowego? To jedno z tych zagadnień z zakresu rozliczania czasu pracy, w których pozornie prosta zasada może prowadzić do błędów w naliczaniu wynagrodzeń i prowadzeniu ewidencji czasu pracy.
Najważniejsza zasada: dzień za dzień, a nie godzina za godzinę
Jeżeli pracownik wykonuje pracę w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy – czyli najczęściej w tzw. wolną sobotę – zgodnie z art. 151³ Kodeksu pracy powinien otrzymać inny dzień wolny od pracy. Dzień ten należy udzielić do końca okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Co szczególnie istotne, przepisy operują pojęciem dnia wolnego, a nie liczby godzin wolnych odpowiadającej liczbie godzin przepracowanych w sobotę. Oznacza to, że zasadą jest nawet kilka godzin pracy w takim dniu → cały inny dzień wolny. To właśnie ta zasada odróżnia rekompensowanie pracy w dniu wolnym od rozliczania typowych godzin nadliczbowych. 6 godzin pracy w wolną sobotę nie oznacza 6 godzin wolnego. W zamian pracodawca powinien udzielić mu całego dnia wolnego, a nie wyłącznie 6 godzin.
A co z wynagrodzeniem?
Tu zaczyna się część, która w praktyce sprawia pracodawcom najwięcej problemów. Jeżeli praca w dniu wolnym i odbiór dnia wolnego przypadają w różnych miesiącach tego samego okresu rozliczeniowego, trzeba prawidłowo skoordynować trzy elementy: ewidencję czasu pracy, termin udzielenia dnia wolnego oraz naliczenie wynagrodzenia. Najwięcej wątpliwości pojawia się wtedy, gdy praca w dniu wolnym została wykonana w jednym miesiącu, a dzień wolny jest odbierany dopiero w kolejnym miesiącu tego samego okresu rozliczeniowego. W praktyce można spotkać dwa modele rozliczenia.
Wariant 1 – rozliczenie wynagrodzenia w miesiącu wykonania pracy
Pierwszy model zakłada, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie za wszystkie faktycznie przepracowane godziny już w miesiącu, w którym wykonywał pracę w dniu wolnym. Następnie, w miesiącu odbioru dnia wolnego, wynagrodzenie zostaje odpowiednio pomniejszone – jednak tylko o liczbę godzin faktycznie przepracowanych wcześniej w dniu wolnym.
Przykładowo:
6 godzin pracy w sobotę i 8-godzinny dzień wolny w kolejnym miesiącu oznacza, że w miesiącu odbioru dnia wolnego pomniejszenie wynagrodzenia powinno odpowiadać 6 godzinom, a nie 8 godzinom. Pozostałe 2 godziny wolnego wynikają z ustawowego obowiązku udzielenia całego dnia wolnego i nie powinny powodować dodatkowego pomniejszenia wynagrodzenia.
Powyższy wariant jest zgodny z przepisami, ale ma jednak istotną wadę praktyczną. Jeżeli pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie miesięczne, a miesiące mają różny nominał czasu pracy, stawka godzinowa może być w każdym z nich inna. W konsekwencji wartość dopłaty za 6 godzin pracy w jednym miesiącu może różnić się od wartości pomniejszenia za te same 6 godzin w miesiącu kolejnym.
Wariant 2 – stałe wynagrodzenie w obu miesiącach
Drugi model zakłada pozostawienie wynagrodzenia zasadniczego na niezmienionym poziomie zarówno w miesiącu pracy w dniu wolnym, jak i w miesiącu odbioru dnia wolnego. Rozwiązanie to jest znacznie prostsze płacowo i pozwala uniknąć problemu różnych stawek godzinowych wynikających z odmiennego nominału czasu pracy w poszczególnych miesiącach. Z perspektywy ekonomicznej zachowuje również neutralność zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.
Nie jest to jednak wariant całkowicie wolny od ryzyka. Takie rozwiązanie może być w praktyce akceptowane pod warunkiem, że z ewidencji czasu pracy jednoznacznie wynika związek pomiędzy pracą w dniu wolnym a późniejszym odbiorem konkretnego dnia wolnego, a oba zdarzenia mieszczą się w tym samym okresie rozliczeniowym. Niemniej jednak w przypadku skargi pracownika dotyczącej zaniżenia wynagrodzenia za miesiąc wykonywania dodatkowej pracy sposób ten może zostać zakwestionowany.
Jak możemy pomóc?
Jeżeli w Państwa organizacji pracownicy wykonują pracę w wolne soboty albo innych dniach wolnych wynikających z harmonogramu, warto sprawdzić cały proces – od planowania czasu pracy, przez ewidencję, po payroll i konfigurację systemu HR. Możemy pomóc w szczególności w:
- audycie obecnego sposobu rozliczania pracy w dniach wolnych,
- ocenie harmonogramów i oznaczeń poszczególnych rodzajów dni wolnych,
- przygotowaniu zasad rozliczania dla działów HR i payroll,
- ocenie przyjętego rozwiązania pod kątem ryzyka kontroli PIP,
- przygotowaniu wymagań dla systemu kadrowo-płacowego,
- opracowaniu komunikacji dla pracowników, managerów i organizacji związkowych.
Nie warto czekać na pierwszą skargę pracownika albo kontrolę PIP, żeby sprawdzić, czy stosowany od lat sposób rozliczania „wolnych sobót” rzeczywiście jest prawidłowy. Jeżeli chcą Państwo zweryfikować rozwiązanie stosowane w swojej organizacji – zapraszamy do kontaktu.
