Spotkanie z klientem w poniedziałek rano, targi rozpoczynające się wcześnie rano albo szkolenie w innym mieście. W takich przypadkach żeby dotrzeć na miejsce na czas, pracownik musi często wyruszyć w podróż służbową już w niedzielę. Czy sam przejazd oznacza pracę w niedzielę? Niekoniecznie.
Sam wyjazd w niedzielę nie oznacza jeszcze pracy w niedzielę
Podróż służbowa może przypadać na niedzielę. Nie oznacza to jednak automatycznie, że przez cały czas jej trwania pracownik wykonuje pracę. Kluczowe jest ustalenie, czy przejazd przypada na godziny pracy wynikające z rozkładu pracownika. Czas podróży przypadający na takie godziny zalicza się do czasu pracy, nawet wówczas, gdy pracownik tylko podróżuje. Natomiast sam przejazd przypadający poza rozkładowymi godzinami pracy nie jest czasem pracy, chyba że pracownik w tym czasie faktycznie wykonuje obowiązki służbowe. W przypadku zatem pracownika, który zgodnie z rozkładem pracuje od poniedziałku do piątku, sam tylko niedzielny przejazd nie będzie więc jego czasem pracy.
A co, jeśli pracownik w niedzielę rzeczywiście pracuje?
Jeżeli podczas delegacji pracownik wykonuje w niedzielę zadania służbowe, to pracuje w niedzielę. Trzeba jednak pamiętać, że praca w niedzielę jest dopuszczalna tylko w przypadkach określonych w art. 151(10) Kodeksu pracy. Jednocześnie samo polecenie podróży służbowej nie stanowi odrębnej podstawy do polecenia pracy w niedzielę. Trzeba zatem rozróżnić polecenie pracownikowi, aby w niedzielę przejechał do innej miejscowości (i rozpoczął pracę w poniedziałek) i z drugiej strony polecenie udziału już w niedzielę w spotkaniu, szkoleniu lub wykonywania innych obowiązków służbowych.
A jeśli praca w niedzielę jest niedopuszczalna?
Brak podstawy do wykonywania pracy w niedzielę nie oznacza, że pracownik nie może tego dnia rozpocząć podróży służbowej. Jeżeli niedziela jest wyłącznie dniem przejazdu, a pracownik nie wykonuje podczas niego pracy, samo polecenie wyjazdu nie narusza zakazu pracy w niedzielę.
Pracodawca nie powinien jednak zlecać wówczas na ten dzień dodatkowych zadań, np. udziału w spotkaniu, prowadzenia szkolenia, przygotowywania dokumentów czy wykonywania innych obowiązków podczas przejazdu. W takim przypadku delegację należy zaplanować tak, aby niedziela służyła wyłącznie dotarciu na miejsce, a wykonywanie zadań rozpoczęło się w dniu, w którym praca jest dopuszczalna.
Co z pracą podczas przejazdu?
Jeżeli pracownik podczas podróży wykonuje obowiązki służbowe, np. przygotowuje materiały, prowadzi rozmowy służbowe albo wykonuje inne polecone zadania, to okres ten stanowi czas pracy. Szczególnie należy ocenić przejazd samochodem. Sam fakt kierowania pojazdem nie zawsze oznacza, że cały przejazd jest czasem pracy. Trzeba odróżnić sytuację, w której samochód jest jedynie środkiem dotarcia na miejsce, od przypadku, gdy prowadzenie pojazdu samo stanowi element zadania powierzonego przez pracodawcę, np. pracownik ma przewieźć innych pracowników.
Dlatego przy rozliczaniu delegacji nie wystarczy wiedzieć, kiedy pracownik wyjechał. Trzeba również ustalić, co robił podczas przejazdu i jaki rozkład czasu pracy go obowiązywał.
Jak zrekompensować pracę w niedzielę?
Jeżeli pracownik rzeczywiście pracował w niedzielę, pracodawca powinien ją odpowiednio zrekompensować. Co do zasady pracownikowi należy zapewnić inny dzień wolny w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po tej niedzieli. Jeżeli nie jest to możliwe – dzień wolny powinien zostać udzielony do końca okresu rozliczeniowego. Dopiero gdy również to nie jest możliwe, pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w niedzielę.
Co istotne, dzień wolny przysługuje za sam fakt wykonywania pracy w niedzielę, nawet jeżeli praca trwała tylko kilka godzin. Nie należy natomiast udzielać dnia wolnego wyłącznie dlatego, że pracownik część niedzieli spędził w podróży służbowej (nie pracując).
Nie zapomnij o odpoczynku
Nawet jeżeli niedzielny przejazd poza rozkładowymi godzinami pracy nie jest czasem pracy, pracodawca powinien uwzględnić prawo pracownika do odpoczynku. Co do zasady pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz 35 godzin odpoczynku tygodniowego. Dlatego np. późny niedzielny przyjazd i rozpoczęcie pracy wcześnie rano w poniedziałek powinny być oceniane również pod kątem zachowania wymaganych okresów odpoczynku.
Jak przełożyć te zasady na praktykę HR i kadr?
Przy planowaniu delegacji przypadającej na niedzielę warto ustalić:
- czy niedziela ma być tylko dniem przejazdu, czy również pracy,
- jaki rozkład czasu pracy obowiązuje pracownika,
- czy podczas przejazdu pracownik wykonuje obowiązki służbowe,
- czy ewentualna praca w niedzielę jest dopuszczalna,
- czy powstaje obowiązek jej rekompensaty,
- czy pracownik zachowa wymagany odpoczynek.
Wniosek dla HR
Niedzielna podróż służbowa nie jest automatycznie pracą w niedzielę. Dla prawidłowego rozliczenia trzeba ustalić przede wszystkim kiedy pracownik podróżuje, jaki ma rozkład czasu pracy i co faktycznie robi podczas przejazdu. Jeżeli tylko podróżuje poza swoimi rozkładowymi godzinami pracy, co do zasady nie będzie to czas pracy. Samo przemieszczenie się do miejsca delegacji nie jest jeszcze wykonywaniem pracy. Jeżeli natomiast pracodawca planuje powierzyć pracownikowi w niedzielę zadania służbowe, powinien w pierwszej kolejności ustalić, czy praca w tym dniu jest w jego przypadku w ogóle dopuszczalna, a jeżeli tak, odpowiednio ją zaplanować i zrekompensować.
Twój HR-owy update to cykliczny, krótki i konkretny przegląd najważniejszych zmian i planowanych nowelizacji nie tylko w prawie pracy, ale także tego, jak na organizacje i pracowników wpływają regulacje oraz praktyka w obszarach RODO, IP i AI – wraz z naszym komentarzem. Przygotowujemy go z myślą o osobach zarządzających HR i osobach odpowiedzialnych za polityki oraz procesy pracownicze. Zawsze znajdziesz go u nas na stronie, a jeśli chcesz otrzymywać go na maila – zapraszamy do zapisu na newsletter TUTAJ.
Oto, co znajdziesz w cyklu:
- zmiany i planowane nowelizacje w prawie pracy oraz tematy HR na styku z RODO, IP i AI,
- wyjaśnienia „co to oznacza w praktyce” dla organizacji, kadry kierowniczej i pracowników,
- wskazanie możliwych scenariuszy i obszarów wymagających decyzji lub przygotowania,
- alerty o istotnych ryzykach, terminach i trendach,
- oraz kwestie, które pojawiają się w praktyce wdrożeń i w pracy z ludźmi w organizacji – nie zawsze wynikające wprost z nowych przepisów.
