Dla pracodawców 1 listopada oznacza nie tylko początek kolejnego miesiąca, ale również rozpoczęcie okresu zimowego w rozumieniu przepisów o posiłkach profilaktycznych. Co to oznacza? Przede wszystkim konieczność zapewnienia posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym na otwartej przestrzeni prace wymagające określonego wysiłku fizycznego.
Kiedy pracownikowi przysługuje posiłek profilaktyczny?
Zasady zapewniania posiłków profilaktycznych określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Zgodnie z jego przepisami w okresie zimowym, trwającym od 1 listopada do 31 marca, pracodawca ma obowiązek zapewnić posiłki profilaktyczne pracownikom wykonującym prace na otwartej przestrzeni związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet.
Oznacza to, że samo wykonywanie pracy na otwartej przestrzeni nie wystarcza do nabycia prawa do posiłku profilaktycznego. Konieczne jest dodatkowo ustalenie, czy wysiłek fizyczny związany z wykonywanymi obowiązkami powoduje przekroczenie wskazanych progów wydatku energetycznego. Ważne, że w okresie zimowym prawo do tych posiłków przysługuje pracownikom niezależnie od temperatury powietrza występującą w okresie zimowym. Obowiązek ich zapewnienia może zatem powstać również w dniach, w których temperatury są dodatnie.
W jakiej formie pracodawca powinien zapewnić posiłek?
Co do zasady pracodawca powinien zapewnić pracownikowi nieodpłatny posiłek profilaktyczny w formie jednego dania gorącego, o wartości kalorycznej około 1000 kcal i składzie odpowiadającym wymaganiom określonym w rozporządzeniu (około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów, 15% białek). Jeżeli jednak ze względu na rodzaj wykonywanej pracy lub względy organizacyjne nie ma możliwości wydawania posiłków w takiej formie, przepisy dopuszczają rozwiązania alternatywne, w tym przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku.
Pracodawca nie może jednak zastąpić posiłków profilaktycznych ekwiwalentem pieniężnym. Oznacza to, że nawet jeżeli pracownik wyraziłby zgodę na otrzymywanie określonej kwoty zamiast posiłku, pracodawca nie może zwolnić się w ten sposób z obowiązku zapewnienia posiłku profilaktycznego.
Nie tylko posiłek. Co z napojami?
Obowiązki pracodawcy nie ograniczają się do zapewniania posiłków profilaktycznych. Przepisy przewidują także konieczność dostarczania napojów pracownikom wykonującym pracę na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C lub powyżej 25°C. Obowiązek ten nie jest zatem ograniczony do okresu zimowego, lecz obowiązuje przez cały rok, jeżeli występują wskazane warunki temperaturowe. W odróżnieniu od posiłków profilaktycznych uprawnienie do napojów w takich warunkach nie jest również uzależnione od osiągnięcia określonego wydatku energetycznego.
Napoje powinny być dostępne dla pracowników przez całą zmianę roboczą, w ilości zaspokajającej ich potrzeby, a ich temperatura powinna być odpowiednio dostosowana do warunków wykonywania pracy. Obowiązek zapewnienia napojów jest niezależny od obowiązku wydawania posiłków profilaktycznych. Pracownik może zatem być uprawniony do otrzymywania napojów, nawet jeżeli wykonywana przez niego praca nie uzasadnia przyznania posiłku. Podobnie, nie każdemu pracownikowi uprawnionemu do posiłku profilaktycznego przysługują automatycznie napoje profilaktyczne.
Jak ustalić, komu przysługują posiłki?
Pracodawca powinien określić stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy są uprawnieni do otrzymywania posiłków i napojów profilaktycznych, a także szczegółowe zasady ich wydawania. Ustalenia te powinny uwzględniać rzeczywiste warunki wykonywania pracy oraz poziom wydatku energetycznego (jeżeli stanowi on przesłankę przyznania danego świadczenia).
Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w sposób, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.
Co prawda taki obowiązek nie wynika wprost z przepisów prawa, ale warto okresowo weryfikować, czy przyjęte wcześniej ustalenia nadal odpowiadają rzeczywistym warunkom pracy. Jeżeli zmieniają się warunki pracy mające znaczenie dla przyznania posiłków, pracodawca powinien odpowiednio zweryfikować dotychczasowe ustalenia. Zmiana technologii, organizacji pracy, wykorzystywanego sprzętu czy zakresu obowiązków pracowników może bowiem wpływać na poziom wysiłku fizycznego, a w konsekwencji również na prawo do otrzymywania posiłków profilaktycznych.
Co pracodawca powinien sprawdzić przed 1 listopada?
Zbliżający się początek okresu zimowego to dobry czas na zweryfikowanie zarówno kręgu uprawnionych pracowników, jak i sposobu realizacji związanych z tym obowiązków. Dlatego warto odpowiedzieć na pytania:
- czy prawidłowo ustalono stanowiska pracy uprawniające do otrzymywania posiłków profilaktycznych?
- czy ustalony wydatek energetyczny odpowiada rzeczywistym warunkom wykonywania pracy?
- czy stanowiska uprawnione do posiłków i napojów oraz szczegółowe zasady ich wydawania ustalono zgodnie z wymaganiami rozporządzenia?
- czy pracownikom wykonującym pracę na otwartej przestrzeni w temperaturze poniżej 10°C zapewniono odpowiednie napoje?
- czy posiłki profilaktyczne są zapewniane w dopuszczalnej formie, bez zastępowania ich ekwiwalentem pieniężnym?
Twój HR-owy update to cykliczny, krótki i konkretny przegląd najważniejszych zmian i planowanych nowelizacji nie tylko w prawie pracy, ale także tego, jak na organizacje i pracowników wpływają regulacje oraz praktyka w obszarach RODO, IP i AI – wraz z naszym komentarzem. Przygotowujemy go z myślą o osobach zarządzających HR i osobach odpowiedzialnych za polityki oraz procesy pracownicze. Zawsze znajdziesz go u nas na stronie, a jeśli chcesz otrzymywać go na maila – zapraszamy do zapisu na newsletter TUTAJ.
Oto, co znajdziesz w cyklu:
- zmiany i planowane nowelizacje w prawie pracy oraz tematy HR na styku z RODO, IP i AI,
- wyjaśnienia „co to oznacza w praktyce” dla organizacji, kadry kierowniczej i pracowników,
- wskazanie możliwych scenariuszy i obszarów wymagających decyzji lub przygotowania,
- alerty o istotnych ryzykach, terminach i trendach,
- oraz kwestie, które pojawiają się w praktyce wdrożeń i w pracy z ludźmi w organizacji – nie zawsze wynikające wprost z nowych przepisów.
