Pracownik od kilku miesięcy pracuje zdalnie (w całości albo hybrydowo), ale pracodawca chce zmienić organizację pracy i zwiększyć jego obecność w biurze. Czy pracodawca może jednostronnie zakończyć pracę zdalną albo ograniczyć jej wymiar? Jak powinien przeprowadzić taką zmianę? To zależy przede wszystkim od tego, kiedy i na jakiej podstawie praca zdalna została uzgodniona.
Praca zdalna uzgodniona w trakcie zatrudnienia
Jeżeli pracownik początkowo wykonywał pracę stacjonarnie, a dopiero później strony uzgodniły przejście na pracę zdalną, Kodeks pracy przewiduje szczególny mechanizm powrotu do poprzednich warunków. Zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Wniosek może zostać złożony w postaci papierowej albo elektronicznej. Strony powinny wówczas uzgodnić termin powrotu, nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku. Jeżeli nie osiągną porozumienia, dotychczasowe warunki wykonywania pracy zostają przywrócone w dniu następującym po upływie 30 dni od otrzymania wniosku.
W praktyce oznacza to, że w takim przypadku pracownik nie musi wyrazić zgody na zakończenie pracy zdalnej i powrót do poprzednich warunków wykonywania pracy. Brak jego zgody może wpłynąć jedynie na datę. Nie blokuje jednak powrotu do poprzednich warunków bezterminowo. Ten nastąpi z mocy ustawy po upływie 30 dni od otrzymania wniosku.
Jeżeli natomiast pracodawca nie chce całkowicie zakończyć pracy zdalnej, lecz jedynie zmienić uzgodniony model hybrydowy, np. z trzech dni pracy zdalnej w tygodniu do jednego, brak jest odrębnego trybu jednostronnego zmniejszenia liczby dni pracy zdalnej. Co do zasady wymaga to uzgodnienia z pracownikiem. Inaczej może być, jeżeli dotychczasowe uzgodnienie nie gwarantuje pracownikowi określonej liczby dni pracy zdalnej. Wówczas (w zależności od stanu faktycznego) zmniejszenie faktycznej liczby dni pracy zdalnej może mieścić się w granicach już zawartego uzgodnienia i nie musi oznaczać jego zmiany.
Uwaga na szczególnie uprawnionych pracowników
W stosunku do pracowników wskazanych w art. 67¹⁹ § 6 i 7 k.p. pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zakończenie pracy zdalnej i przywrócenie u nich poprzednich warunków wykonywania pracy. Chodzi tutaj o pracownice w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności, a także o pracowników-rodziców dzieci posiadających określone w przepisach orzeczenia, zaświadczenia lub opinie związane z niepełnosprawnością albo szczególnymi potrzebami rozwojowymi i edukacyjnymi dziecka. W odniesieniu do tej ostatniej grupy uprawnienie może przysługiwać również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia.
Pracodawca może to zrobić dopiero wtedy, gdy dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy albo rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Nie wystarczy zatem samo ogólne założenie co do zwiększenia obecności pracowników w biurze. W przypadku pracownika należącego do tej grupy trzeba być w stanie wykazać, że dalsza praca zdalna rzeczywiście nie jest możliwa z jednej z dwóch przyczyn wskazanych w przepisie.
Praca zdalna uzgodniona już przy zawieraniu umowy
Tu sytuacja wygląda inaczej. Mechanizm wiążącego wniosku dotyczy wyłącznie pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia. Jeżeli więc praca zdalna została uzgodniona już na etapie zawierania umowy o pracę, pracodawca nie może jednostronnie zażądać powrotu do poprzednich warunków, gdyż takich poprzednich warunków po prostu nie było. Zmiana sposobu lub miejsca wykonywania pracy wymaga wówczas zmiany warunków zatrudnienia. Może ona nastąpić w drodze porozumienia zmieniającego, a jeżeli pracownik nie wyrazi zgody na zmianę w drodze wypowiedzenia zmieniającego.
Praca zdalna wykonywana na polecenie pracodawcy
Jeszcze inne zasady dotyczą sytuacji, w której praca zdalna jest wykonywana na szczególne polecenie pracodawcy. Takie polecenie pracodawca może cofnąć w każdym czasie, ale powinien zrobić to z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Jeżeli natomiast pracownik poinformuje o zmianie warunków lokalowych lub technicznych uniemożliwiającej dalszą pracę zdalną, pracodawca cofa polecenie niezwłocznie. Trzeba przy tym pamiętać, że polecenie pracy zdalnej nie jest zwykłym sposobem wprowadzenia pracy zdalnej według uznania pracodawcy. Może zostać wydane tylko w szczególnych sytuacjach, m.in. gdy z powodu siły wyższej czasowo nie jest możliwe zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy.
Co powinien sprawdzić HR przed wezwaniem pracownika do biura?
Przed podjęciem decyzji trzeba ustalić:
- kiedy uzgodniono pracę zdalną (przy zawieraniu umowy czy już w trakcie zatrudnienia),
- na jakiej podstawie pracownik wykonuje pracę zdalną,
- czy pracodawca chce całkowicie zakończyć pracę zdalną, czy jedynie zmienić proporcje pracy hybrydowej,
- czy pracownik należy do grupy objętej szczególnymi zasadami określonej w art. 67¹⁹ § 6 lub 7 k.p.,
- co wynika z umowy o pracę, porozumienia z pracownikiem oraz obowiązujących u pracodawcy zasad pracy zdalnej.
Wniosek
Cofnięcie zgody na pracę zdalną nie jest jedną, uniwersalną procedurą. W przypadku pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia przepisy dają pracodawcy stosunkowo prosty mechanizm całkowitego zakończenia pracy zdalnej i powrotu do poprzednich warunków. Sytuacja jest bardziej skomplikowana, jeżeli praca zdalna została ustalona już przy zawieraniu umowy, pracodawca chce jedynie zmienić dotychczasowy model hybrydowy albo sprawa dotyczy pracownika szczególnie uprawnionego.
Twój HR-owy update to cykliczny, krótki i konkretny przegląd najważniejszych zmian i planowanych nowelizacji nie tylko w prawie pracy, ale także tego, jak na organizacje i pracowników wpływają regulacje oraz praktyka w obszarach RODO, IP i AI – wraz z naszym komentarzem. Przygotowujemy go z myślą o osobach zarządzających HR i osobach odpowiedzialnych za polityki oraz procesy pracownicze. Zawsze znajdziesz go u nas na stronie, a jeśli chcesz otrzymywać go na maila – zapraszamy do zapisu na newsletter TUTAJ.
Oto, co znajdziesz w cyklu:
- zmiany i planowane nowelizacje w prawie pracy oraz tematy HR na styku z RODO, IP i AI,
- wyjaśnienia „co to oznacza w praktyce” dla organizacji, kadry kierowniczej i pracowników,
- wskazanie możliwych scenariuszy i obszarów wymagających decyzji lub przygotowania,
- alerty o istotnych ryzykach, terminach i trendach,
- oraz kwestie, które pojawiają się w praktyce wdrożeń i w pracy z ludźmi w organizacji – nie zawsze wynikające wprost z nowych przepisów.
