Klauzula informacyjna w HR często bywa traktowana jak formalność:
- załącznik do umowy,
- dokument w aktach osobowych,
- informacja w formularzu rekrutacyjnym
- albo zapis w regulaminie pracy.
W 2026 r. może się jednak okazać, że to właśnie ona będzie jednym z pierwszych dokumentów, o które zapyta organ ochrony danych.
Europejska Rada Ochrony Danych zapowiedziała na 2026 r. skoordynowane działania dotyczące transparentności i obowiązków informacyjnych z art. 12–14 RODO. W inicjatywie ma uczestniczyć 25 europejskich organów ochrony danych, które będą kontaktować się z administratorami z różnych sektorów. W praktyce mogą one pytać nie tylko o samą treść klauzul, ale również o to, kiedy, komu i w jaki sposób zostały one faktycznie przekazane.
Dla działów HR to szczególnie ważny sygnał. Pracodawcy przetwarzają dane osobowe na wielu etapach relacji z osobą fizyczną:
- rekrutacji,
- zatrudnienia,
- obsługi kadrowo-płacowej,
- benefitów,
- szkoleń,
- oceny pracy,
- monitoringu,
- zakończenia współpracy i archiwizacji dokumentacji pracowniczej.
Każdy z tych obszarów wymaga uwzględnienia w odpowiednio przygotowanej i aktualnej informacji
o przetwarzaniu danych.
Warto więc sprawdzić, czy firma w ogóle posiada właściwe klauzule informacyjne dla poszczególnych grup osób: kandydatów do pracy, pracowników, współpracowników B2B, zleceniobiorców, członków rodzin zgłaszanych do benefitów, osób objętych monitoringiem czy byłych pracowników. Następnie należy upewnić się, czy klauzule te zostały faktycznie przekazane we właściwym momencie i w sposób możliwy do wykazania.
Kolejnym krokiem powinna być weryfikacja ich treści. Szczególnie istotne są informacje o celach przetwarzania, podstawach prawnych, okresach retencji, odbiorcach danych, prawach osób, ewentualnych transferach poza EOG oraz zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, jeżeli występuje ono w procesach HR.
Wniosek: w obszarze HR klauzula informacyjna nie jest wyłącznie dokumentem do akt osobowych. To praktyczny dowód, że pracodawca realizuje zasadę przejrzystości i potrafi wykazać, że osoba, której dane dotyczą, została jasno poinformowana o tym, co dzieje się z jej danymi.
Twój HR-owy update
Twój HR-owy update to cykliczny, krótki i konkretny przegląd najważniejszych zmian i planowanych nowelizacji nie tylko w prawie pracy, ale także tego, jak na organizacje i pracowników wpływają regulacje oraz praktyka w obszarach RODO, IP i AI – wraz z naszym komentarzem. Przygotowujemy go z myślą o osobach zarządzających HR i osobach odpowiedzialnych za polityki oraz procesy pracownicze. Zawsze znajdziesz go u nas na stronie, a jeśli chcesz otrzymywać go na maila – zapraszamy do zapisu na newsletter TUTAJ.
Oto, co znajdziesz w cyklu:
- zmiany i planowane nowelizacje w prawie pracy oraz tematy HR na styku z RODO, IP i AI,
- wyjaśnienia „co to oznacza w praktyce” dla organizacji, kadry kierowniczej i pracowników,
- wskazanie możliwych scenariuszy i obszarów wymagających decyzji lub przygotowania,
- alerty o istotnych ryzykach, terminach i trendach,
- oraz kwestie, które pojawiają się w praktyce wdrożeń i w pracy z ludźmi w organizacji – nie zawsze wynikające wprost z nowych przepisów.
