Przy zatrudnianiu pracownika, który w tym samym roku pozostawał już w stosunku pracy u innego pracodawcy, należy ustalić wymiar urlopu przysługującego mu u nowego pracodawcy. Wątpliwości mogą pojawić się w szczególności wtedy, gdy pracownik wykorzystał wcześniej więcej urlopu, niż wynikałoby z okresu zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy. W większości przypadków taka nadwyżka wpływa na wymiar urlopu u kolejnego pracodawcy, ale nie w każdej sytuacji.
Standardowa sytuacja: pracownik ma już prawo do kolejnego urlopu
W przypadku pracownika, który nabył już prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego, zasady rozliczenia urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie roku są stosunkowo proste. Urlop wypoczynkowy jest wówczas rozliczany proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u każdego z pracodawców. Jeżeli pracownik przed ustaniem zatrudnienia wykorzystał u dotychczasowego pracodawcy urlop w wymiarze wyższym niż wynikający z okresu przepracowanego w danym roku, u kolejnego pracodawcy przysługuje mu urlop w odpowiednio niższym wymiarze.
Przykładowo, jeżeli pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu rocznie, a zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy trwało do końca czerwca, proporcjonalny wymiar urlopu za ten okres wynosi 10 dni. Jeżeli pracownik wykorzystał 14 dni urlopu, nadwyżka 4 dni podlega uwzględnieniu przy ustalaniu wymiaru urlopu należnego u kolejnego pracodawcy.
Pierwszy rok pracy wymaga odrębnego rozliczenia
Odmiennie należy ocenić sytuację pracownika, który znajduje się w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę po raz pierwszy. Taki pracownik nie nabywa z początkiem roku prawa do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Prawo to powstaje sukcesywnie, z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego po przepracowaniu roku.
Zasada ta obowiązuje przez cały rok kalendarzowy, w którym pracownik podjął pracę po raz pierwszy, również wtedy, gdy pracownik w tym okresie zmienia pracodawcę. Dlatego sposób rozliczenia urlopu wykorzystanego u poprzedniego pracodawcy nie powinien być automatycznie utożsamiany z zasadami właściwymi dla pracownika, który nabył już prawo do kolejnego urlopu.
Gdy poprzedni pracodawca udzielił urlopu ponad wymiar nabyty
W pierwszym roku pracy szczególnej uwagi wymaga sytuacja, w której poprzedni pracodawca udzielił pracownikowi większej liczby dni urlopu, niż wynikało z prawa faktycznie nabytego do dnia ustania zatrudnienia. W takim przypadku nie ma podstaw do pomniejszania wymiaru urlopu przysługującego u nowego pracodawcy o tę część urlopu, która została wcześniej udzielona ponad wymiar faktycznie nabyty. W pierwszym roku pracy pracownik nabywa bowiem prawo do urlopu sukcesywnie, zgodnie z art. 153 k.p.
Przepisy dotyczące obniżenia wymiaru urlopu u kolejnego pracodawcy odnoszą się do pracownika uprawnionego do kolejnego urlopu. W przypadku pracownika pozostającego w pierwszym roku pracy zastosowanie znajduje odrębny mechanizm nabywania prawa do urlopu, oparty na sukcesywnym nabywaniu kolejnych części urlopu wraz z upływem kolejnych miesięcy pracy. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w wyroku Sądu Najwyższego z 7 czerwca 2011 r., sygn. akt II PK 314/10, w którym wskazano, że Kodeks pracy nie przewiduje możliwości udzielenia urlopu wypoczynkowego przed nabyciem prawa do tego urlopu. Toteż udzielenie urlopu w roku, w którym pracownik nie miał jeszcze do niego prawa, nie uprawnia do potrącenia tych dni z puli należnej w roku następnym. Oznacza to, że udzielenie przez poprzedniego pracodawcę urlopu ponad wymiar już nabyty nie powinno automatycznie prowadzić do powstania ujemnego salda, które pomniejszałoby urlop należny u kolejnego pracodawcy.
Wniosek dla HR
Przy zatrudnianiu pracownika, który w tym samym roku pozostawał już w zatrudnieniu u innego pracodawcy, trzeba najpierw ustalić, czy jest on już uprawniony do kolejnego urlopu, czy nadal znajduje się w pierwszym roku pracy. W pierwszym przypadku urlop wykorzystany ponad proporcjonalny wymiar u poprzedniego pracodawcy obniży limit u nowego pracodawcy. W drugim natomiast przypadku nadwyżka urlopu udzielona przez poprzedniego pracodawcę ponad wymiar już nabyty nie podlega rozliczeniu u kolejnego pracodawcy. Nowy pracodawca powinien ustalać prawo do urlopu zgodnie z zasadą sukcesywnego nabywania urlopu z art. 153 k.p.
Co powinny sprawdzić kadry?
W przypadku zatrudnienia pracownika w roku kalendarzowym, w którym pracownik podjął pracę po raz pierwszy, kadry powinny ustalić przede wszystkim:
✅ kiedy pracownik podjął pierwszą w życiu pracę,
✅ ile urlopu pracownik rzeczywiście nabył u poprzedniego pracodawcy,
✅ ile urlopu faktycznie wykorzystał,
✅ czy system nie pomniejsza bieżącego limitu o dni, które zostały wcześniej udzielone ponad wymiar już nabyty.
Twój HR-owy update
Twój HR-owy update to cykliczny, krótki i konkretny przegląd najważniejszych zmian i planowanych nowelizacji nie tylko w prawie pracy, ale także tego, jak na organizacje i pracowników wpływają regulacje oraz praktyka w obszarach RODO, IP i AI – wraz z naszym komentarzem. Przygotowujemy go z myślą o osobach zarządzających HR i osobach odpowiedzialnych za polityki oraz procesy pracownicze. Zawsze znajdziesz go u nas na stronie, a jeśli chcesz otrzymywać go na maila – zapraszamy do zapisu na newsletter TUTAJ.
Oto, co znajdziesz w cyklu:
- zmiany i planowane nowelizacje w prawie pracy oraz tematy HR na styku z RODO, IP i AI,
- wyjaśnienia „co to oznacza w praktyce” dla organizacji, kadry kierowniczej i pracowników,
- wskazanie możliwych scenariuszy i obszarów wymagających decyzji lub przygotowania,
- alerty o istotnych ryzykach, terminach i trendach,
- oraz kwestie, które pojawiają się w praktyce wdrożeń i w pracy z ludźmi w organizacji – nie zawsze wynikające wprost z nowych przepisów.
