Od 1 maja 2026: pracownicy zatrudnieni poza sektorem finansów publicznych mogą wnioskować o zaliczenie do stażu pracy również wybranych okresów aktywności zawodowej wykonywanej poza stosunkiem pracy (m.in. umowy cywilnoprawne, działalność gospodarcza, praca zarobkowa za granicą) – po ich udokumentowaniu.
1. Co się zmienia
Od maja zasady ustalania stażu pracy obejmują również pracodawców sektora prywatnego. Pracownik może ubiegać się o doliczenie do stażu pracy także okresów aktywności zawodowej wykonywanej poza stosunkiem pracy, w szczególności:
- umów zlecenia, umów agencyjnych oraz świadczenia usług,
- prowadzenia działalności gospodarczej (w tym współpracy przy działalności),
- udokumentowanej pracy zarobkowej za granicą.
2. Dokumentowanie okresów (ZUS / eZUS)
Kluczowe znaczenie dla doliczenia powyższych okresów ma zaświadczenie z ZUS. Wniosek USP (wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy) składany jest wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem eZUS.
- Wniosek składa pracownik (osoba, której okresy mają zostać potwierdzone) – nie pracodawca.
- Po uzyskaniu zaświadczenia pracownik przekazuje dokument pracodawcy celem aktualizacji stażu pracy w aktach osobowych.
3. Skutki dla uprawnień pracowniczych
Zmiana może wpływać w szczególności na:
- wymiar urlopu wypoczynkowego,
- dodatki stażowe,
- nagrody jubileuszowe,
- inne świadczenia i uprawnienia uzależnione od stażu pracy.
Uwaga: regulacja nie dotyczy stażu emerytalnego ani zasad ustalania prawa do emerytury.
4. Terminy i dokumenty alternatywne
Pracownicy zatrudnieni u pracodawców prywatnych mają 24 miesiące (licząc od 1 maja 2026 r.) na dostarczenie dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy aktywności zawodowej. Jeżeli ZUS nie będzie mógł wydać zaświadczenia, dopuszczalne jest wykazanie okresu innymi wiarygodnymi dokumentami, np.:
- umową,
- zaświadczeniem od zleceniodawcy/kontrahenta,
- rachunkami lub innymi dokumentami rozliczeniowymi,
- innymi dokumentami potwierdzającymi wykonywanie pracy lub prowadzenie działalności.
Pracodawcy zatem muszą być przygotowani na zmiany dotyczące prawidłowego obliczania stażu pracy oraz przyjmowania i weryfikowania wniosków i dokumentów od pracowników. Jednocześnie są zobowiązani do gwarantowania świadczeń związanych ze stażem pracy, takich jak wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe czy nagrody jubileuszowe, co wymaga odpowiedniego przygotowania biznesowego, zarówno pod względem organizacyjnym, jak i finansowym.
Twój HR-owy update
Twój HR-owy update to cykliczny, krótki i konkretny przegląd najważniejszych zmian i planowanych nowelizacji nie tylko w prawie pracy, ale także tego, jak na organizacje i pracowników wpływają regulacje oraz praktyka w obszarach RODO, IP i AI – wraz z naszym komentarzem. Przygotowujemy go z myślą o osobach zarządzających HR i osobach odpowiedzialnych za polityki oraz procesy pracownicze. Zawsze znajdziesz go u nas na stronie, a jeśli chcesz otrzymywać go na maila – zapraszamy do zapisu na newsletter TUTAJ.
Oto, co znajdziesz w cyklu:
- zmiany i planowane nowelizacje w prawie pracy oraz tematy HR na styku z RODO, IP i AI,
- wyjaśnienia „co to oznacza w praktyce” dla organizacji, kadry kierowniczej i pracowników,
- wskazanie możliwych scenariuszy i obszarów wymagających decyzji lub przygotowania,
- alerty o istotnych ryzykach, terminach i trendach,
- oraz kwestie, które pojawiają się w praktyce wdrożeń i w pracy z ludźmi w organizacji – nie zawsze wynikające wprost z nowych przepisów.
