Alert prawny: Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego. 9 zagadnień, o których powinni pamiętać pracodawcy
Zobacz alert w wersji PDF [TUTAJ].
Obecnie w Ministerstwie Zdrowia trwają prace nad projektem rozporządzenia, który zakłada odwołanie na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego z dniem 1 lipca 2023 r. Odwołanie tego stanu będzie skutkowało tym, że w określonych terminach przestaną obowiązywać liczne szczególne rozwiązania wprowadzone w związku z epidemią COVID-19. Towarzyszyły nam one przez ponad 3 lata, a do niektórych z nich pracodawcy zdążyli już przywyknąć. Przypominamy zatem, że niebawem czeka nas stopniowy odwrót od tych rozwiązań. W alercie wskazujemy najważniejsze kwestie, o jakich powinni pamiętać pracodawcy.
Stan epidemii w Polsce został odwołany już 16 maja 2022 r., jednak odwołanie to nie niosło tylu zmian co planowane odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego. Większość rozwiązań tzw. specustawy covidowej zakłada bowiem ich obowiązywanie w czasie obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. Dlatego samo odwołanie stanu epidemii nie wystarczyło, gdyż został wówczas wprowadzony stan zagrożenia epidemicznego. Dopiero teraz, najprawdopodobniej od 1 lipca, w Polsce nie będzie obowiązywał ani stan epidemii, ani stan zagrożenia epidemicznego.
1. Badania lekarskie
Badania okresowe [180 dni od odwołania]
Obecnie zawieszone są obowiązki w zakresie wykonywana okresowych badań lekarskich. Zgodnie ze specustawą covidową po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego zaległe badania okresowe będą musiały być wykonane w terminie 180 dni od dnia odwołania danego stanu. Od dłuższego czasu sygnalizuje się, że ta kumulacja zaległych badań może spowodować utrudniony dostęp do lekarza medycyny pracy, gdy w krótkim okresie wyjątkowo dużo osób będzie musiało je wykonać. Dlatego warto rozważyć kierowanie pracowników na badania już teraz.
Badania wstępne [z momentem odwołania]
Wraz z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego powróci także obowiązek wykonywania badań wstępnych w przypadku pracowników zatrudnianych na stanowisko administracyjno-biurowe, którzy obecnie – w przypadku posiadania aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy w danych warunkach – takich badań nie muszą wykonywać. Uwaga – tu nie przewidziano 180-dniowego terminu, obowiązek ten powraca zatem już z momentem odwołania stanu zagrożenia epidemicznego.
2. Szkolenia BHP
Szkolenia okresowe [60 dni od odwołania*]
Z momentem odwołania stanu zagrożenia epidemicznego rozpocznie się bieg terminu 60 dni na przeprowadzenie zaległych szkoleń okresowych bhp. Specustawa covidowa wydłuża bowiem termin przeprowadzenia szkolenia okresowego bhp do 60. dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy termin przeprowadzenia takiego szkolenia przypada w:
- okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub
- w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii.
Warto mieć na uwadze, że w przypadku gdy stan zagrożenia epidemicznego faktycznie zostanie odwołany z dniem 1 lipca, to okres 60-u dni na przeprowadzenie zaległych szkoleń przypadnie akurat na okres wakacyjny, co może utrudnić sprostanie temu obowiązkowi.
*UWAGA! Trwają prace nas wydłużeniem terminu z 60-u do 180-u dni – etap prac można śledzić pod linkiem: https://www.sejm.gov.pl/Sejm9.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=3130.
Szkolenia wstępne [z momentem odwołania]
W okresie stanu zagrożenia epidemicznego specustawa covidowa wprost dopuszcza przeprowadzanie szkoleń wstępnych bhp w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego dla niektórych grup pracowników. Wraz z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego przepis ten nie będzie miał już zastosowania, a tym samym powrócą wątpliwości co do możliwości przeprowadzenia szkolenia w takiej formie.
3. Uprawnienia SEP i UDT
[180 dni od dnia następującego po odwołaniu]
Zgodnie ze specustawą covidową termin ważności świadectw potwierdzających posiadanie kwalifikacji SEP oraz zaświadczeń kwalifikacyjnych UDT, które tracą ważność od dnia 1 marca 2020 r., wydłużony został do 180 dni od dnia następującego po dniu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. Oznacza to, że po upływie 181 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego wspomniane świadectwa oraz zaświadczenia, których ważność była dotąd wydłużana, stracą ważność.
4. Zaległy urlop wypoczynkowy
[z momentem odwołania]
W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego (lub stanu epidemii) specustawa covidowa daje pracodawcy możliwość udzielenia pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, zaległego urlopu wypoczynkowego w wymiarze do 30 dni urlopu. Z momentem odwołania stanu zagrożenia epidemicznego przepis ten straci moc, a tym samym wrócą – i to ze zdwojoną mocą – wątpliwości czy na gruncie samego Kodeksu pracy pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania takiego zaległego urlopu.
Dlaczego ze zdwojoną mocą? Ponieważ już przed epidemią Covid-19 w orzecznictwie sądowym przeważało stanowisko, że jeżeli do 30 września pracownik nie ustali z pracodawcą terminu wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego za rok poprzedni to pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop w dogodnym dla siebie terminie, nawet bez zgody zatrudnionego i to bez żadnego limitu liczby dni. Można zatem powiedzieć, że ww. przepis specustawy covidowej jest zbędny, gdyż możliwość taka – i to w szerszym zakresie – istniała już wcześniej. Jednocześnie istnieją obawy, że po powrocie do stanu prawnego sprzed epidemii pojawią się głosy podważające wyżej wspomniany, ugruntowany w orzecznictwie pogląd, skoro w czasie epidemii do jednostronnego udzielenia urlopu konieczna była wyraźna podstawa prawna zawarta w specustawie. Może to skutkować kwestionowaniem możliwości udzielenia takiego urlopu po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego.
5. Wypowiedzenie umowy o zakazie konkurencji
[z momentem odwołania]
Obecnie na podstawie specustawy covidowej pracodawcy mają możliwość wypowiedzieć umowę o zakazie konkurencji z zachowaniem terminu 7 dni, nawet jeżeli sama umowa nie przewiduje możliwości jej wypowiedzenia. Od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego przepis prawa dający tą możliwość przestanie obowiązywać, a zatem powróci zasada, że wypowiedzenie umowy o zakazie konkurencji jest dopuszczalne, jeżeli strony wyraźnie określiły w umowie taką możliwość.
6. Koniec z zawieszeniem fikcji doręczenia
[14 dni od odwołania]
Wreszcie coś, na co długo czekaliśmy. Obecnie obowiązuje zawieszenie tzw. fikcji doręczenia pism dwukrotnie awizowanych. Zgodnie ze specustawą covidową nieodebranych pism, których termin odbioru określony w awizie przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów. Zawieszenie to powoduje poważne trudności, szczególnie w zakresie skutecznego doręczenia oświadczeń o rozwiązaniu umowy o pracę. Niektórzy pracownicy celowo nie odbierają przesyłek, co powoduje że takie oświadczenie pracodawcy nie może być skutecznie złożone. W związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego zawieszenie to przestanie obowiązywać. Oznacza to, że powróci fikcja doręczenia, co powinno znacznie ułatwić skuteczne doręczanie pism pracownikom.
7. Zatrudnianie cudzoziemców
[30 dni od odwołania]
Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego niesie też istotne konsekwencje dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców. Obecnie, na podstawie specustawy covidowej, do upływu 30 dnia następującego po dniu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego przedłużone są m.in.:
- ważność zezwoleń na pracę (których ostatni dzień ważności przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii),
- dopuszczalny okres pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (obejmującego okres pracy, którego koniec przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii),
- ważność wiz krajowych i zezwoleń na pobyt czasowy (których ostatni dzień okresu ważności przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii),
- legalny pobyt cudzoziemców przebywających w Polsce w dniu 14 marca 2020 r. m.in. na podstawie wizy Schengen, w ramach ruchu bezwizowego, czy na podstawie wizy długoterminowej,
- terminy składania wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, zezwolenia na pobyt stały, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE, o przedłużenie wizy oraz pobytu w ramach ruchu bezwizowego (wypadające w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii), do upływu 30 dnia następującego po dniu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego
- ważność kart pobytu (których okres ważności upłynął w czasie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii)
Oznacza to, że konieczne jest podjęcie odpowiednich kroków, aby po upływie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego pobyt i praca cudzoziemców były dalej legalne.
8. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
[z momentem odwołania]
Obecnie pracodawcy, u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych lub wzrost obciążeń funduszu wynagrodzeń w rozumieniu specustawy covidowej, mogą zawiesić obowiązki:
- tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
- dokonywania odpisu podstawowego,
- wypłaty świadczeń urlopowych.
U wskazanych pracodawców nie stosuje się też postanowień układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania ustalających wyższą wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym niż określa ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Z momentem odwołania stanu zagrożenia epidemicznego powyższe udogodnienia przestaną obowiązywać. Oznacza to, że tacy pracodawcy na nowo będą musieli uwzględnić ww. obowiązki i stosować ww. postanowienia.
9. Wysokość odprawy i odszkodowania
[ z momentem odwołania]
Z momentem odwołania stanu zagrożenia epidemicznego przestanie też obowiązywać obecne ograniczenie wysokości odprawy, odszkodowania lub innego obowiązkowego świadczenia pieniężnego wypłacanego przez pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ograniczenie to dotyczy obecnie pracodawców, u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń w rozumieniu specustawy covidowej. Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego powróci dla nich pierwotny limit wysokości odprawy pieniężnej do 15-krotności minimalnego wynagrodzenia.
Zastanawiasz się jakie kroki podjąć w związku z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego? Skontaktuj się!
Marta Trzeciak
radca prawny
m.trzeciak@ostrowski-legal.net
Marta Trzeciak
radca prawnyUmów konsultację
Alert prawny: Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego. 9 zagadnień, o których powinni pamiętać pracodawcy
Przesłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z dobrowolnym wyrażeniem zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w celu otrzymania w/w materiałów. Podanie danych jest dobrowolne, niemniej jednak jest warunkiem koniecznym do przetworzenia zgłoszenia.
12 / 6 / 2023
Marta Trzeciak
radca prawnyUmów konsultację